Le SVI ou Serveur Vocal Interactif pour les entreprises

Femme avec six téléphones sur son bureau illustrant la difficulté à gérer de multiples appels téléphoniques

Le serveur vocal interactif, ou plus communément appelé SVI, décroche automatiquement les appels et diffuse ensuite un menu vocal qui effectue une orientation vers une personne ou bien un service en particulier. Ainsi, le SVI aident à la création d’arborescences afin de guider les correspondants jusqu’au bon service.

Tout d’abord, le correspondant percevra une annonce d’accueil suivi des propositions de mise en relation : « Pour le Service Comptabilité, tapez 1, pour le Service Commercial, tapez 2 ». Ce menu vous permet de faire votre choix en sélectionnant le numéro du service sur votre téléphone pour ensuite être dirigé vers le service souhaité.

Par conséquent, un SVI aide avant tout les call centers, les centres d’assistance et d’autres organisations à la création des menus dans lesquels l’appelant navigue à travers les commandes vocales ou les touches téléphoniques.

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Les avantages du SVI 

En optant pour un serveur vocal interactif vous bénéficierez de nombreux avantages pour votre entreprise. En effet, celui-ci redirigera les appels entrants vers les services appropriés et permettra aux interlocuteurs de laisser un message sur le serveur vocal entrepreneurial. En même temps, il peut éviter d’avoir recours à un standardiste. Il aide  grandement à la mémorisation des numéros de téléphone des correspondants ce qui permet une redirection automatique. Par conséquent, il n’y aura plus aucun appel raté et donc une amélioration de la satisfaction de la clientèle. 

En effet, vos correspondants seront directement orientés vers la personne appropriée sans que vous n’ayez besoin  de prendre l’appel et le transférer par vous-même.

Qui plus est, grâce au Serveur Vocal Interactif votre entreprise offrira un accueil professionnel à vos appelants ainsi qu’un parcours client très qualitatif puisque vos interlocuteurs atteindront la personne la plus compétente à propos du sujet qui les concerne.

Tous les SVI proposent un accueil téléphonique ininterrompu à votre clientèle.Le SVI permet à vos clients d’accéder à des informations variées, ou de répondre par eux même à leurs demandes à tout moment et de la manière la plus compréhensive possible.

De même, les SVI ont l’avantage indéniable de pouvoir organiser le flux des appels entrant et aussi de permettre l’optimisation de ceux-ci et de qualifier les motivations des appels afin de les diriger vers le contact approprié.

Vous constaterez également que le service vocal interactif saura s’adapter aux personnes qui ne sont pas tout à fait à l’aise avec l’informatique et les plateformes sociales. Mais les SVI peuvent aussi s’occuper de certaines automatisations telles que les envois d’email ou de SMS. Vous constaterez aussi la baisse de vos coûts de service d’information puisque le service vocal interactif pourra également fonctionner avec un service de numéro surtaxé.

Les SVI vous permettront de gérer un grand nombre d’appels téléphoniques en même temps. Grâce à ce type de système, vous permettrez à vos correspondants d’avoir accès au service qui leur est nécessaire rapidement et efficacement.

 Les options paramétrables d’un serveur vocal

Photo d'une femme avec plusieurs téléphones illustrant la difficulté à gérer toutes les lignes téléphoniques

 

Le serveur vocal interactif vous permettra de constater un paramétrage très facile.
Vous commencerez par la définition du numéro auquel pourront vous serez joignable: vous aurez, pour cela, plusieurs recours à faire.

Vous pouvez opter pour un numéro banalisé qui est un numéro aléatoire indiqué par votre opérateur.Il vous est aussi possible d’avoir recours à un numéro mémorable qui est un numéro avec des chiffres à répétition. Enfin, il vous est possible d’opter pour un numéro court qui est un simple numéro de quatre chiffres rapidement composable.

Ensuite viendra l’étape de la définition du coût de votre appel. Cette tarification sera en lien direct avec le but que vous poursuivez. Ce sera alors à vous de choisir si vous souhaitez rendre les appels gratuits ou non.

Puis, vous devrez concevoir une manière de diriger l’expérience de votre client en vous appuyant sur les raisons qui motivent une personne à appeler votre service, les termes employés, le meilleur moyen de répondre à vos appelants ou encore le nombre d’étapes qui seront à franchir pour qu’ils obtiennent la réponse escomptée.

Vous pourrez alors procéder à l’enregistrement des messages vocaux de votre service vocal interactif et l’agrémenter de musiques ou de voix supplémentaires.
Qui plus est, le SVI vous offre aussi la possibilité de mettre en place une réorientation des appels vers un serveur local ce qui permettra d’effectuer une distribution plus rapide des appels vers le service approprié.

Combien coûte un serveur vocal interactif ?

Le recours à un serveur vocal interactif, selon sa technicité, a un prix variable. Celui-ci variera alors selon que le SVI est compris dans le prix du standard téléphonique ou alors, si le prix n’est pas inclus, il vous sera nécessaire de payer le logiciel ou une agence spécialisée qui s’occupera de la mise en place de l’installation.

Le serveur vocal peut-il remplacer votre secrétaire ?

C’est une question qu’il est naturel de se poser : puisque le serveur local interactif permet de garantir une expérience de service tout à fait satisfaisante, peut-on se passer de secrétaire?
Dans l’éventualité où le SVI ne couvrirait pas toutes les questions que l’appelant pourrait avoir, une secrétaire pourrait évidemment répondre et diriger avec plus de précision. Cependant, le SVI offre l’avantage indéniable de pouvoir gérer un large nombre d’appels que le secrétaire ne serait pas en mesure de traiter simultanément.

Ampoule symbolisant une idée ou un conseil

« Le serveur vocal est un parfait exemple d’automatisation. Indispensable lorsque le flux d’appels est difficile à gérer, il permet d’obtenir une meilleure satisfaction client »

Pour bénéficier de conseils d’experts et choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise, contactez notre service commercial dès maintenant.

Jean Freca

Expert en téléphonie VoIP

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Jean Freca
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