Envoyer vos fax par E-mail avec le Fax to Mail

Photo d'un doigt appuyant le bouton

Le système de fax est encore très répandu dans le monde entier entre entreprises par l’utilisation de télécopieurs afin de transférer des documents en format papier.

C’était l’unique moyen d’échange entre personnes au sein même de la société, mais aussi pour les entreprises plus éloignées.

À l’heure actuelle, et grâce aux nouvelles technologies, notamment avec Internet, ces dernières peuvent dire « au revoir » aux télécopieurs et accueillir le « fax to mail », qui assure les mêmes tâches qu’un équipement dédié au fax.

À quoi correspond le « fax to mail » ? Comment cela fonctionne-t-il ? Quels sont ses avantages par rapport à un fax classique ?

Qu’est-ce-que le « fax to mail » ?

Le principe est simple : le fax to mail permet d’envoyer et de recevoir vos fax via e-mail depuis n’importe quel ordinateur, téléphone mobile ou tablette connectés à Internet. En quelques clics, toutes les fonctions d’un télécopieur seront établies, tout en améliorant le système car vous pourrez envoyer des fax sur plusieurs comptes mails en même temps, mais aussi recevoir en simultané.

De nombreuses entreprises ont souscrit à ce service, et sert autant à la communication interne, entre employés, qu’externe, avec d’autres sociétés auxquels vous avez un partenariat par exemple. Le fax to mail est en quelque sorte un fax virtuel qui, au lieu d’utiliser le réseau téléphonique, permet l’envoi et la réception des fax via le web, sur son adresse mail.

Comment fonctionne le « fax to mail » ?

Photo de plusieurs boîtes aux lettres illustrant la capacité du fax to mail à gérer plusieurs comptes

Le système de « fax to mail » peut fonctionner par le biais d’un logiciel, qui peut se télécharger gratuitement, et peut aussi être adapté en application pour les tablettes et les mobiles.

Mais vous pouvez aussi envoyer et recevoir des fax via une plateforme web en ligne, qui gère toute votre communication dans votre compte créé sur le site internet.

La réception du fax se fait généralement sous forme de pièce jointe, au format PDF, il n’y a plus besoin de télécopieur, ni de ligne téléphonique physique, et vous pouvez si vous le souhaitez imprimer votre document reçu via votre imprimante.

C’est un gain de temps et d’efficacité assuré qui seront bénéfiques pour votre société : il suffit d’entrer le numéro de téléphone du destinataire, mettre le vôtre sur la partie expéditrice, insérer le document que vous souhaitez envoyer en pièce jointe et cliquez sur « envoyer ».
Cette fonctionnalité est accessible à tous, même ceux qui n’ont pas de télécopieur.

Il existe également un service dédié aux entreprises correspondant au « cloud », permettant de transmettre des documents en gérant plusieurs numéros de fax et en attribuant un numéro à chaque employé pour faciliter les échanges entre les différents services en cas de grandes entreprises.

Combien coûte ce service ?

En règle générale, le service « fax to mail » est gratuit seulement pour la réception des fax, ou alors pour tester le logiciel ou la plateforme en ligne pendant un mois.

Quelques sites internet se sont engagés pour la gratuité des services, vous pourrez donc trouver en faisant une recherche Google des plateformes web qui vous permettront gratuitement d’envoyer et de recevoir des fax par mail, mais ces prestations sont limitées.

Deux types de paiement sont présentés aux clients pour l’obtention de ces services : soit vous pouvez choisir un pack de crédit d’envoi, qui comporte entre 30 et 10 000 pages et dont le prix équivaut entre 4.90 euros et 399.90 euros ; soit vous prenez un abonnement par mois qui se situe, selon les logiciels et sites internet entre 2.49 euros et 4.99 euros par mois.

Les avantages face au fax traditionnel ?

Le premier avantage à prendre en compte, plus intéressant pour les grandes entreprises qui fonctionnent énormément aux fax, c’est la tarification d’envoi des documents en France et à l’international, qui est beaucoup plus économique qu’un fax traditionnel.

Ne serait-ce que pour acheter le télécopieur, vous en avez pour 200 euros en moyenne, sans comprendre les feuilles, l’encre et la liaison téléphonique dédiée et d’autres dépenses…

Ce système vous permet d’envoyer plusieurs fax simultanément, à plusieurs personnes en même temps, alors que pour un service traditionnel, il faut attendre que le fax soit envoyé avant d’en débuter un autre. De plus, vous pourrez envoyer des fax depuis n’importe quelle connexion Internet et via une messagerie électronique, même en déplacement depuis votre téléphone ou votre tablette.

Vous pourrez également créer des listes noires et assurer une plus grande sécurité des informations que vous envoyez, car il est plus facile pour les pirates informatiques de hacker vos envois par télécopieur que lorsque vous faites votre fax sur Internet.

photo de profil de jean freca expert en telephonie VOIP pour les professionnel

 » Le fax to mail fait partie des solutions de communications unifiées. 

Bien entendu, votre prestataire en téléphonie professionnelle est à même de vous proposer une offre sur mesure de ce service.

Pour en savoir plus et obtenir un tarif de solution fax to mail, vous pouvez contacter notre service commercial. » 

Jean Freca

Expert en téléphonie VoIP

Comment effectuer votre transition ?

Deux choix s’offrent à vous :

Soit vous gardez votre numéro habituel, et le logiciel, prestataire ou la plateforme vérifieront s’il peut être porté ou non ;

Soit ces derniers vous attribueront un nouveau numéro gratuitement, avec le préfixe de la région que vous souhaitez.

Dans les deux cas, les services seront exactement les mêmes, et la transition est donc rapide et simple, afin de gagner du temps pour la communication dans votre entreprise.

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Jean Freca
Jean Freca
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